Naplata potraživanja rijetko počinje onog dana kada račun kasni. Počinje već u ugovoru, narudžbenici, potvrdi isporuke, zapisniku o primopredaji i komunikaciji koja dokazuje da je obveza stvarno nastala.
Kada jedan dio dokaznog lanca nedostaje, dužnik lakše tvrdi da roba nije isporučena, usluga nije izvršena, račun nije dospio ili je kvaliteta bila sporna.
Uredite dokazni trag prije problema
Za naplatu je važno imati ugovor ili narudžbu, dokaz isporuke ili izvršenja usluge, račun, dospijeće i komunikaciju s dužnikom. Kod ponavljajućih poslova dobro je imati opće uvjete ili barem jasnu pisanu potvrdu ključnih uvjeta: cijene, roka, predmeta posla i posljedica kašnjenja.
Poduzetnici često imaju račun, ali nemaju dokaz da je druga strana prihvatila posao ili primila robu. Takav predmet nije izgubljen, ali je skuplji i sporiji.
- Čuvajte narudžbenice, e-mail potvrde, otpremnice i zapisnike.
- Dogovorite rok plaćanja i zatezne kamate prije početka posla.
- Kod većih poslova tražite avans, fazno plaćanje ili instrument osiguranja.
Opomena treba biti jasna i dokaziva
Dobra opomena nije prijetnja, nego uredan sažetak duga i posljedica. Treba navesti temelj potraživanja, iznos, dospijeće, kamate, rok za plaćanje i podatke za uplatu. Ako postoji prostor za dogovor, opomena može otvoriti i prijedlog obročne otplate ili nagodbe.
Važno je da opomena bude poslana na način koji se može dokazati. Telefonski razgovor može pomoći poslovnom odnosu, ali rijetko rješava dokazni problem.
Prije postupka procijenite naplativost
Nije svaki dug jednako naplativ. Prije ovrhe ili parnice treba provjeriti je li dužnik aktivan, blokiran, ima li imovine, postoji li prigovor na račun i koliko bi postupak mogao trajati. Ponekad je brza nagodba bolji poslovni rezultat od pravno jačeg, ali teško naplativog zahtjeva.
Kod većih iznosa treba razmotriti i osiguranje tražbine ako postoji rizik da dužnik otuđi imovinu ili prestane poslovati.
- Procijenite postoji li vjerodostojna ili ovršna isprava.
- Provjerite je li tražbina dospjela i je li zastara blizu.
- Razlikujte pravnu osnovanost zahtjeva od realne mogućnosti naplate.
Sustav naplate treba biti preventivan
Najbolji sustav naplate nije agresivan, nego pravovremen. Jasni ugovori, potvrde isporuke, avansi za rizične poslove, brza opomena i jasna eskalacija čine razliku između urednog kašnjenja i dugotrajnog spora.
Ako se isti problemi ponavljaju s različitim klijentima, uzrok je često u ugovornom procesu, a ne samo u pojedinom dužniku.
Tekst je informativan i ne zamjenjuje pravni savjet za konkretan predmet.